Wichtiger Hinweis: Vereinsgeist will dir helfen, den Überblick zu behalten und Abläufe zu vereinfachen — aber die Verantwortung für die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorgaben liegt nach wie vor bei dir und deinem Vorstand. Vereinsgeist ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wenn du im Vorstand sitzt, kennst du das: BGB, Abgabenordnung, DSGVO — irgendwo zwischen Papierordnern, Excel-Tabellen und gutem Willen versuchst du, den Überblick zu behalten. Der Steuerberater ist teuer, der Datenschutzbeauftragte auch, und die meisten Vereins-Tools helfen dir bei Terminen und Mitgliederlisten, aber nicht bei den Dingen, die dich wirklich nachts wachhalten.
Wir finden: Vereinsmanagement-Software sollte mehr können als Terminplanung. Sie sollte dir bei den Themen helfen, die im Vereinsalltag wirklich Stress machen — Beschlussfassung, Gemeinnützigkeit, Spendenquittungen, Datenschutz. Mit v0.14 haben wir deshalb einen ganzen Schwung neuer Features gebaut, die genau da ansetzen.
Mitgliederversammlung: Beschlüsse sauber dokumentieren
Die Mitgliederversammlung ist das wichtigste Organ deines Vereins — das „Parlament“, wenn man so will. Trotzdem dokumentieren viele Vereine ihre Beschlüsse auf Papier, vergessen die Quorum-Prüfung und haben hinterher keine nachvollziehbare Abstimmungshistorie. Das ist menschlich, kann aber zum Problem werden.
§32 BGB regelt, wie Beschlüsse in Vereinen gefasst werden. Was bisher fehlt, ist eine einfache technische Umsetzung, die den ganzen Ablauf abbildet.
Was v0.14 mitbringt
Formelle Abstimmungen mit Quorum-Prüfung. Ja, Nein, Enthaltung — mit fünf Mehrheitsregeln, von der einfachen Mehrheit bis zu benutzerdefinierten Schwellenwerten. Eine Live-Quorum-Anzeige zeigt dir sofort, ob die Versammlung beschlussfähig ist. Die Ergebnisse werden automatisch berechnet und dokumentiert.
Tagesordnungs-Editor. Drag & Drop für die TOPs. Jeder Tagesordnungspunkt lässt sich direkt mit einer Abstimmung und dem Protokoll verknüpfen. Die Einladungsfrist wird überwacht — wenn du zu spät einlädst, weist dich Vereinsgeist darauf hin.
End-to-End MV-Workflow. Von der Einladung über die Tagesordnung und die Abstimmungen bis zum fertigen Protokoll als PDF. Alles verknüpft, alles nachvollziehbar.
Wie das in der Praxis aussieht
Die Jahreshauptversammlung steht an. Du erstellst die Tagesordnung, verschickst die Einladung — Vereinsgeist prüft, ob die 14-Tage-Frist eingehalten wird. Am Abend eröffnest du drei Abstimmungen. Die App prüft das Quorum, dokumentiert die Ergebnisse und verknüpft alles mit dem Protokoll. Fertig.
Gemeinnützigkeit: Sphären sauber trennen
Die häufigste Falle bei der Gemeinnützigkeit: Vereine verlieren ihren Status, weil die steuerlichen Sphären nicht sauber getrennt sind oder die 45.000 €-Freigrenze im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb überschritten wird. Das Problem: Ehrenamtliche Schatzmeister sind keine Steuerberater. Und das erwartet auch niemand.
Was v0.14 mitbringt
Sphärentrennung nach dem Vier-Sphären-Modell. Jede Buchung wird einer Sphäre zugeordnet: ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Vereinsgeist macht Vorschläge, du entscheidest. Ein Dashboard zeigt dir, wo du stehst — und warnt, wenn die wGB-Freigrenze näher rückt.
Tätigkeitsbericht nach §63 Abs. 3 AO. Das Finanzamt erwartet einen Bericht darüber, was dein Verein mit seinen Mitteln gemacht hat. Vereinsgeist generiert ihn auf Knopfdruck: fünf Abschnitte, automatische Datenübernahme, nach den Anforderungen der Finanzverwaltung strukturiert. Du musst nur noch prüfen und gegebenenfalls ergänzen.
Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale. 3.000 € bzw. 840 € pro Person und Jahr — die Freibeträge im Blick zu behalten, ist in der Praxis erstaunlich nervig. Vereinsgeist zeigt dir mit einer Ampel-Anzeige, wer noch Spielraum hat und wo es eng wird.
Wie das in der Praxis aussieht
Der Schatzmeister bucht die Einnahmen vom Vereinsfest. Vereinsgeist ordnet sie dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu und zeigt an, wie nah der Verein an der 45.000 €-Grenze ist. Keine Überraschung bei der nächsten Steuererklärung.
Spendenquittungen: Vom Eingang bis zur PDF
Viele gemeinnützige Vereine nehmen Spenden entgegen, stellen aber keine korrekten Zuwendungsbestätigungen aus — oder erst Monate zu spät. Die BMF-Mustertexte sind sperrig, Fehler können zur Haftung des Vorstands führen. Kein Wunder, dass das gerne aufgeschoben wird.
Was v0.14 mitbringt
Spendenverwaltung. Geld- und Sachspenden erfassen, Spender mit Mitgliedern verknüpfen, fortlaufende Quittungsnummern automatisch vergeben.
Zuwendungsbestätigungen als PDF. Nach amtlichem BMF-Muster, mit allen Pflichtangaben automatisch befüllt. Einzelbestätigung oder Sammelbestätigung pro Spender und Jahr — du wählst aus.
Wie das in der Praxis aussieht
Am Jahresende klickst du auf „Sammelbestätigungen erstellen“ und hast in Sekunden für jeden Spender eine PDF-Quittung. Statt drei Abende im Januar wird das eine Sache von Minuten.
DSGVO: Verarbeitungsverzeichnis ohne Vorwissen
Art. 30 DSGVO verpflichtet auch Vereine zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses. Hand aufs Herz: Die meisten haben keins. Externe Datenschutzbeauftragte sind teuer, und die Word-Vorlage aus dem Internet ist seit drei Jahren veraltet.
Was v0.14 mitbringt
Auto-generiertes Verarbeitungsverzeichnis. Fünf Standard-Einträge werden automatisch erstellt: Mitgliederverwaltung, Beiträge, E-Mail, Events, Protokolle. Alle Pflichtfelder nach Art. 30 sind vorausgefüllt.
Erweiterbar. Du kannst eigene Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, zum Beispiel für Social-Media-Auftritte oder Newsletter.
PDF-Export. Professionelles Querformat-PDF für den Datenschutzordner. Bei der nächsten Anfrage exportierst du das Verzeichnis — fertig in Sekunden statt Stunden.
E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Die meisten Vereins-Tools können weder XRechnung noch ZUGFeRD — Vereinsgeist jetzt schon.
Was v0.14 mitbringt
Import und Erstellung. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen hochladen, Daten automatisch extrahieren lassen, mit dem Kassenbuch verknüpfen. Ausgangsrechnungen erstellen geht genauso.
Leitweg-ID. Für Vereine, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen — B2G-Support ist eingebaut.
Wie das in der Praxis aussieht
Der Verein bekommt eine XRechnung vom Hallenbetreiber. Upload, Daten werden automatisch ausgelesen, Kassenbuch-Eintrag mit einem Klick. Kein Abtippen, keine Fehler.
Übersicht: Welche Vorschriften unterstützt Vereinsgeist?
| Vorschrift | Paragraph | Feature in v0.14 |
|---|---|---|
| BGB | §32 (Beschlussfassung) | Formelle Abstimmungen mit Quorum |
| BGB | §58 Nr. 4 (MV-Einberufung) | MV-Einladungen mit Fristprüfung |
| AO | §§52–68 (Gemeinnützigkeit) | Sphärentrennung |
| AO | §63 Abs. 3 (Tätigkeitsbericht) | Tätigkeitsbericht-Generator |
| AO | §64 Abs. 3 (wGB-Freigrenze) | 45.000 €-Warnung |
| EStG | §3 Nr. 26 | Übungsleiterpauschale (3.000 €) |
| EStG | §3 Nr. 26a | Ehrenamtspauschale (840 €) |
| EStG | §10b (Zuwendungen) | Zuwendungsbestätigungen nach BMF |
| DSGVO | Art. 30 | Verarbeitungsverzeichnis |
| E-RechG | XRechnung / ZUGFeRD | E-Rechnungs-Import und -Erstellung |
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