Vereinsgeist Handbuch & Anleitung

1. Lade die Vereinsgeist-App herunter und öffne sie.
2. Tippe auf Konto erstellen.
3. Gib deinen vollständigen Namen, deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
4. Alternativ: Wähle Mit E-Mail-Link anmelden für einen passwortlosen Login. Du erhältst einen Login-Link per E-Mail.

1. Nach der Registrierung wirst du gefragt: Verein erstellen oder Verein beitreten.
2. Bei Verein erstellen:
   • Gib den Vereinsnamen ein.
   • Lade optional ein Vereinslogo hoch. Die App erkennt automatisch Farben aus dem Logo.
   • Wähle alternativ ein Farbschema aus den Vorschlägen.
3. Nach der Erstellung wirst du als Admin des Vereins eingerichtet.

1. Wähle Verein beitreten.
2. Gib den Einladungscode ein, den du von deinem Verein erhalten hast.
3. Nach der Bestatigung bist du sofort Mitglied.

Nach dem Erstellen eines Vereins wirst du zur Berechtigungsseite weitergeleitet. Hier kannst du Push-Benachrichtigungen aktivieren, damit du über wichtige Vereinsaktivitäten informiert wirst.

• Öffne den Tab Mitglieder in der unteren Navigation.
• Die Mitgliederliste zeigt alle Vereinsmitglieder mit Name und Rolle.
• Nutze die Suchleiste oben, um nach Namen zu suchen.

1. Tippe auf den +-Button.
2. Gib Vorname, Nachname, E-Mail und/oder Telefonnummer ein.
3. Optional: Adresse, Abteilung und Tags zuweisen.
4. Tippe auf Speichern.
5. Nach dem Speichern wirst du gefragt, ob du eine Einladung per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden möchtest.

1. Tippe auf ein Mitglied in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen.
2. Tippe auf das Stift-Symbol oben rechts.
3. Bearbeite die gewünschten Felder und tippe auf Speichern.

Die Detailansicht zeigt:

• Kontaktdaten: E-Mail, Telefon (direkt anrufbar).
• Rolle: Aktuelle Vereinsrolle.
• Abteilungen: Zugehörige Abteilungen.
• Tags: Individuelle Markierungen (z.B. "Kuchenqueen", "Trainer").
• Interne Notizen: Nur für Vorstand sichtbar. Notizen zum Mitglied hinterlegen.
• Einladungsstatus: Ob das Mitglied die App bereits nutzt, und wann/wie es eingeladen wurde.
• Erneut einladen: Button, um die Einladung nochmal zu senden.

1. Halte ein Mitglied langer gedrückt, um in den Mehrfach-Modus zu wechseln.
2. Wähle weitere Mitglieder per Tap aus (der Zähler oben zeigt z. B. "3 ausgewählt").
3. Über die kompakte Aktionsleiste unten kannst du:
   • Abteilung: Abteilungen zuweisen oder entfernen.
   • Einladen: E-Mail-Einladungen senden oder Einladungslinks in die Zwischenablage kopieren.
   • Löschen (N): Alle ausgewahlten Mitglieder auf einmal nach Bestatigung im Sicherheitsdialog aus dem Verein entfernen.

Als Admin oder Vorstandsmitglied mit entsprechender Berechtigung kannst du Mitglieder auf zwei Wegen entfernen:

1. Schnell-Entfernen direkt in der Liste:
   • Tippe in der Mitgliederzeile auf das Drei-Punkte-Menü (⋮).
   • Wähle Entfernen.
   • Bestatige den Sicherheitsdialog ("Möchtest du ... wirklich aus dem Verein entfernen?").

1. Mehrfach-Loschung (Batch-Delete):
   • Aktiviere die Mehrfachauswahl per langem Tastendruck auf ein Mitglied.
   • Markiere alle zu entfernenden Mitglieder.
   • Tippe auf den roten Button Löschen (N) in der unteren Aktionsleiste und bestatige den Dialog.
2. Umfassendes Entfernen im Profil:
   • Öffne die Detailseite des Mitglieds.
   • Tippe oben rechts auf das rote Papierkorb-Symbol.
   • Es öffnet sich der ausfuhrliche Entfernungs-Bildschirm mit Prüfung offener Aufgaben/Schichten/Inventar sowie Auswahl der Inhaltsbehandlung bei Austritt.

• Öffne den Tab Termine in der unteren Navigation.
• Wechsle zwischen Anstehend und Vergangen.
• Wenn Abteilungen existieren, kannst du nach Abteilung filtern.
• Termine mit offenen Helferschichten zeigen ein Badge mit der Anzahl offener Plätze.

1. Tippe auf den +-Button.
2. Fulle aus:
   • Titel: Name des Termins.
   • Typ: Training, Versammlung oder Veranstaltung.
   • Datum & Uhrzeit: Wann findet der Termin statt?
   • Ort: Wo findet er statt? (optional, öffnet Google Maps bei Tap)
   • Beschreibung: Zusätzliche Informationen.
   • Trainer: Bei Trainings einen Trainer zuweisen.
   • Abteilung: Optional auf eine Abteilung beschranken.
3. Tippe auf Speichern.

Auf der Termin-Detailseite:

1. Wähle Zusage, Vielleicht oder Absage.
2. Die RSVP-Übersicht zeigt alle Zusagen, Vielleichts und noch ausstehende Antworten.
3. Tippe auf ein Mitglied-Avatar, um zur Mitglieder-Detailseite zu gelangen.

• Automatisch: 24 Stunden vor dem Termin erhalten alle Mitglieder, die noch nicht geantwortet haben, eine Push-Benachrichtigung. Konfigurierbar unter Mehr > Automatische RSVP-Erinnerungen.
• Manuell: Auf der Termin-Detailseite unter "Nachfassen" kannst du:
• Sehen, wie viele Mitglieder noch nicht geantwortet haben.
• Eine persönliche Nachricht formulieren.
• Per Push oder Push + E-Mail erinnern.

Tippe auf das Kalender-Symbol in der AppBar der Termin-Detailseite, um den Termin als iCal-Datei zu exportieren.

Jeder Termin hat eine Pinnwand (unten auf der Detailseite), auf der Mitglieder:

• Beiträge/Kommentare posten konnen.
• Sich koordinieren konnen (z.B. "Ich bringe Kuchen mit").

• Öffne einen Termin vom Typ "Veranstaltung".
• Scrolle zum Abschnitt Helferschichten.
• Du siehst:
• Zusammenfassung: "X von Y besetzt, Z offen".
• Deine Schichten: Falls du eingetragen bist, werden deine Schichten oben hervorgehoben.
• Einzelne Schichten: Jede Schicht zeigt Aufgabenname, Zeitraum, Fortschrittsbalken, und zugewiesene Helfer als Chips.

1. Finde eine Schicht mit offenen Plätzen.
2. Tippe auf Mich eintragen.
3. Falls sich deine Zeiten mit einer anderen Schicht uberschneiden, wirst du gewarnt. Du kannst trotzdem bestatigen.
4. Falls der Slot bereits voll ist, erhältst du eine Fehlermeldung.

1. Bei einer Schicht, für die du eingetragen bist, tippe auf Austragen.
2. Bestatige im Dialog.
3. Wichtig: Weniger als 24 Stunden vor Schichtbeginn ist das Austragen nicht mehr möglich. Kontaktiere in diesem Fall den Organisator.

1. Tippe auf Neue Schicht oder nutze die Quick Templates:
   • Grillen/Catering
   • Kuchen/Getranke
   • Auf-/Abbau
   • Einlass/Kasse
   • Turnier/Schiedsrichter
2. Gib Name, Start- und Endzeit sowie die benotigte Helferanzahl ein.
3. Tippe auf Speichern.

1. Bei einer Schicht mit offenen Plätzen siehst du den Button Helfer zuweisen.
2. Wähle ein Mitglied aus der Liste. Uberschneidungen werden mit einem Warndreieck markiert.
3. Das zugewiesene Mitglied erhält eine Push-Benachrichtigung.

• Tippe auf das X am Namens-Chip eines zugewiesenen Helfers.
• Bestatige die Entfernung. Das Mitglied wird per Push benachrichtigt.

Öffne das 3-Punkte-Menu (⋮) neben der Zusammenfassung und wähle Schichtplan teilen. Der Schichtplan wird als Textübersicht über die Teilen-Funktion deines Gerats versendet.

1. Erstelle oder bearbeite einen Schichtplan auf einem Event.
2. Öffne das 3-Punkte-Menu (⋮) und wähle Als Vorlage speichern.
3. Gib einen Vorlagennamen ein (Vorschlag: Event-Name).
4. Optional: Beschreibung hinzufugen.
5. Wähle, ob zugewiesene Helfer als Vorschlage ubernommen werden sollen.
6. Tippe auf Speichern.

Falls eine Vorlage mit gleichem Namen existiert, wirst du gefragt:

• Uberschreiben: Die bestehende Vorlage wird aktualisiert.
• Neue Vorlage: Eine neue Vorlage mit angehangter Nummer wird erstellt.

1. Öffne das 3-Punkte-Menu (⋮) und wähle Vorlage laden, oder
2. Bei einem leeren Schichtplan tippe auf Aus Vorlage laden.
3. Wähle eine Vorlage aus der Liste (sortiert nach letzter Nutzung).
4. Wenn bereits Schichten existieren, wirst du gefragt:
   • Ersetzen: Bestehende Schichten löschen, Vorlage ubernehmen.
   • Erganzen: Vorlage-Schichten zusatzlich hinzufugen (nützlich, um z.B. "Turniertag" + "Verpflegung" zu kombinieren).
5. Falls die Startzeit der Vorlage von der Event-Startzeit abweicht, wird dir angeboten, alle Zeiten zu verschieben.

Gehe zu Mehr > Schichtplan-Vorlagen:

• Bearbeiten: Öffnet den Vorlagen-Editor, in dem du Aufgaben und Zeitslots anpassen kannst.
• Duplizieren: Erstellt eine Kopie der Vorlage.
• Löschen: Entfernt die Vorlage (bestehende Schichtplane sind nicht betroffen).

Ankündigungen erreichen alle Vereinsmitglieder oder spezifische Abteilungen.

Erstellen:

1. Gehe zu Mehr > Pinnwand.
2. Tippe auf den +-Button.
3. Gib Titel und Inhalt ein.
4. Optional: Abteilung auswählen, um die Ankundigung nur für diese Abteilung sichtbar zu machen.
5. Tippe auf Veroffentlichen.

Interaktion:

• Mitglieder erhalten eine Push-Benachrichtigung.
• Ankündigungen konnen mit Reaktionen versehen werden (z.B. Daumen hoch).
• Admins konnen Ankündigungen anpinnen, damit sie oben stehen.

Erstellen:

1. Gehe zu Mehr > Pinnwand und tippe auf Umfrage erstellen.
2. Gib die Frage und Antwortmöglichkeiten ein.
3. Wähle den Umfragetyp:
   • Einfachauswahl
   • Mehrfachauswahl
   • Ja/Nein
4. Optional: Anonyme Abstimmung, Deadline, auf Abteilung beschranken.
5. Tippe auf Erstellen.

Abstimmen:

• Umfragen erscheinen auf dem Dashboard und in der Pinnwand.
• Tippe auf deine Antwort(en).
• Ergebnisse werden in Echtzeit angezeigt.

E-Mails an Vereinsmitglieder versenden (Pro-Plan: 600/Monat, Verein+: 1.500/Monat):

1. Gehe zu Mehr > E-Mails > Neue E-Mail.
2. Wähle Empfanger:
   • Alle Mitglieder
   • Nur Vorstand
   • Nach Abteilung
   • Individuelle Auswahl
3. Gib Betreff und Inhalt ein.
4. Optional: Bis zu 3 Anhange hinzufugen.
5. Tippe auf Senden.

Unter Mehr > E-Mails siehst du den Verlauf aller gesendeten E-Mails.

1. Gehe zu Mehr > Finanzen > Beiträge.
2. Neuen Beitrag anlegen:
   • Name (z.B. "Mitgliedsbeitrag 2025")
   • Betrag
   • Intervall: Monatlich, vierteljahrlich, halbjahrlich, jahrlich oder einmalig
3. Beitrag zuweisen: Weise den Beitrag einzelnen Mitgliedern zu.
4. Zahlungsstatus: Verfolge ausstehende, bezahlte und überfällige Zahlungen.
5. Zahlung erfassen: Wähle Zahlungsmethode (Uberweisung, Bar, SEPA, Sonstige).

1. Gehe zu Mehr > Finanzen > Kassenbuch.
2. Einnahme/Ausgabe erfassen:
   • Beschreibung, Betrag, Datum
   • Kategorie: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Veranstaltungen, Material, Miete, Versicherung, Sonstiges
   • Optional: Beleg als Foto anhangen
3. Monatsansicht: Übersicht über Einnahmen und Ausgaben pro Monat.
4. Export: Exportiere das Kassenbuch als Datei.

Generiere SEPA-XML-Dateien für den Lastschrifteinzug über deine Bank.

Konfiguriere automatische Erinnerungen für überfällige Beiträge:

1. Gehe zu Mehr > Beitragserinnerungen.
2. Lege Erinnerungsintervalle fest (z.B. 7, 14, 30 Tage nach Fälligkeit).
3. Wähle den Kanal: Push-Benachrichtigung oder E-Mail.
4. Admins werden benachrichtigt, wenn Beiträge uberfaullig sind.

1. Gehe zu Mehr > Statistiken.
2. Wähle den Zeitraum: 30 Tage, 3 Monate, 12 Monate oder Gesamt.
3. Verfügbare Metriken:
   • Mitgliederentwicklung: Wachstumstrend.
   • Terminbeteiligung: Durchschnittliche Teilnahmequote.
   • Beitragseinzug: Eingenommene Betrage.
   • Aktivste Mitglieder: Wer am meisten teilnimmt.
   • Kommunikation: Anzahl der Ankündigungen und Termine.
4. Trendanzeigen: Pfeile zeigen an, ob Werte steigen, fallen oder stabil sind.
5. Abteilungsfilter: Statistiken pro Abteilung ansehen und vergleichen.

1. Gehe zu Mehr > KI-Jahresbericht.
2. Wähle das Berichtsjahr und die gewünschten Abschnitte:
   • Mitgliederentwicklung
   • Veranstaltungen & Aktivitäten
   • Finanzbericht
   • Highlights des Jahres
   • Ausblick
3. Tippe auf Jahresbericht generieren.
4. Der Bericht wird automatisch erstellt und kann kopiert oder geteilt werden.

1. Gehe zu Mehr > Rollen & Berechtigungen.
2. Tippe auf Neue Rolle.
3. Gib Name (deutsch und englisch) ein.
4. Wähle die gewünschten Berechtigungen aus diesen Gruppen:
   • Mitglieder: Ansehen, bearbeiten, einladen, entfernen
   • Rollen: Rollen verwalten
   • Termine: Erstellen, eigene bearbeiten, alle bearbeiten, löschen
   • Kommunikation: Ankündigungen, Umfragen, E-Mails, Anpinnen
   • Finanzen: Ansehen, verwalten
   • Dokumente: Hochladen, löschen
   • Protokolle: Erstellen, genehmigen
   • Aufgaben: Erstellen, verwalten
   • Verwaltung: Mitgliedsanträge, Statistiken, Einstellungen
5. Tippe auf Speichern.

• Einzelner Rollenwechsel: Unter Mehr > Rollenwechsel kann ein Rolleninhaber seine Rolle an ein anderes Mitglied ubertragen.
• Vorstandswechsel-Assistent: Unter Mehr > Vorstandswechsel konnen mehrere Rollen gleichzeitig ubertragen werden (z.B. nach der Jahreshauptversammlung).

1. Gehe zu Mehr > Abteilungen > Neue Abteilung.
2. Gib den Namen ein (deutsch und englisch).
3. Wähle eine Farbe für die Abteilung.
4. Optional: Abteilungsleiter zuweisen.
5. Tippe auf Speichern.

• In der Mitgliederverwaltung über Mehrfachauswahl > Abteilung zuordnen.
• Oder einzeln im Mitgliederprofil bearbeiten.

Wenn Abteilungen existieren, erscheinen Filter-Chips bei:

• Terminliste
• Ankündigungen
• Umfragen
• Statistiken
• E-Mail-Empfängerauswahl

1. Gehe zu Mehr > Vereins-Assistent.
2. Stelle Fragen zu deinem Verein:
   • "Wann ist der nächste Termin?"
   • "Wer ist im Vorstand?"
   • "Wie viele Mitglieder haben wir?"
   • "Zeige mir alle anstehenden Termine."
3. Der Assistent greift auf Vereinsdaten zu und gibt personalisierte Antworten.

Auf dem Dashboard erscheint automatisch eine Wochenzusammenfassung mit:

• Neue Mitglieder
• Anstehende Termine
• Offene Aufgaben
• Wichtige Ankündigungen

Verfügbar in Textvorlagen und beim Erstellen von Ankündigungen. Wähle einen Stil:

• Formell (Sie)
• Locker (Du)
• Herzlich & personlich
• Sachlich & knapp

Nimm eine Sitzung auf oder importiere eine Audiodatei. Die KI erstellt automatisch ein strukturiertes Protokoll.

Gehe zu Mehr > Benachrichtigungen und konfiguriere:

Jede Kategorie kann einzeln ein- oder ausgeschaltet werden. Zusatzlich gibt es einen Master-Schalter um alle Benachrichtigungen zu deaktivieren.

Die App sendet automatisch Push-Benachrichtigungen bei:

• Neuen Terminen, Ankündigungen, Umfragen
• RSVP-Erinnerungen (24h vor Termin)
• Schichtzuweisungen und -entfernungen
• Schichterinnerungen (2h vor Schichtbeginn)
• Neuen Mitgliedsanträgen
• Uberfalligen Beiträgen
• Neuen Protokollen

1. Gehe zu Mehr > Einladungen.
2. Es wird ein Einladungscode generiert.
3. Du kannst den Code oder Link:
   • Per QR-Code teilen
   • Per Teilen-Funktion versenden
   • Kopieren und manuell weiterleiten
4. Codes haben ein Ablaufdatum und eine Nutzungsbegrenzung.

Nach dem Anlegen eines neuen Mitglieds:

1. Wähle den Einladungskanal:
   • Per E-Mail: Sendet eine professionelle Einladungsmail über Brevo (mit Vereinsname und Einladungscode).
   • Per SMS: Öffnet die SMS-App mit vorformuliertem Text.
   • Per WhatsApp: Öffnet WhatsApp mit vorformuliertem Text.
2. Oder wähle Spater, um die Einladung aufzuschieben.

1. Gehe zu Mehr > Verwaltung > Mitgliedsanträge.
2. Teile den offentlichen Antragslink (z.B. vereinsgeist.app/join/mein-verein).
3. Interessenten fullen das Formular aus (Name, E-Mail, optionale Felder).
4. Der Antrag erscheint bei Admins/Vorstand zur Genehmigung.
5. Bei Annahme wird das Mitglied automatisch angelegt.

Wenn du Mitglied in mehreren Vereinen bist, erscheint in den Einstellungen ein Abschnitt Verein wechseln. Der aktive Verein wird hervorgehoben. Tippe auf einen anderen Verein, um dorthin zu wechseln. Die App wechselt sofort zum Dashboard des gewählten Vereins.

Jedes Mitglied kann seinen eigenen Account löschen (DSGVO Art. 17):

1. Gehe zu Einstellungen → Account löschen.
2. Die App prüft automatisch offene Verpflichtungen in allen deinen Vereinen:
   • Ausgeliehenes Inventar
   • Offene Aufgaben
   • Bevorstehende Schichten
   • Offene Raumbuchungen
   • Zugewiesene Meldungen
3. Du siehst eine Info, wie deine Vereine mit deinen Inhalten umgehen (anonymisieren oder löschen).
4. Gib DELETE ein und bestätige.
5. Dein Account wird unwiderruflich gelöscht:
   • Benutzerprofil und Login-Daten
   • Mitgliedschaften in allen Vereinen
   • Firebase-Auth-Zugang

Die Vereinsführung wird automatisch per System-Ankündigung informiert.

Admins und Vorstandsmitglieder können Mitglieder über die Mitglieder-Detailansicht entfernen:

1. Öffne die Mitglieder-Detailansicht.
2. Tippe auf das rote Löschen-Symbol.
3. Der Entfernungs-Bildschirm zeigt:
   • Offene Verpflichtungen (Inventar, Aufgaben, Schichten etc.)
   • Inhaltsbehandlung: Anonymisieren oder Löschen (kann Vereinsstandard überschreiben)
4. Tippe auf Mitglied entfernen und bestätige.

Ein interner System-Log-Eintrag wird erstellt (nur für Admins sichtbar).

Unter Verwaltung → Inhalte bei Austritt legen Admins fest, was mit Inhalten passiert:

Unabhängig von der Einstellung werden immer bereinigt: RSVPs, Schichten, Mitfahrer-Einträge, Reaktionen, Kursanmeldungen, Buchungen, Dienstpläne.

1. Gehe zu Einstellungen → Gefahrenzone → Verein löschen.
2. Gib DELETE ein und bestätige doppelt.
3. Alle Vereinsdaten werden unwiderruflich gelöscht (Mitglieder, Termine, Finanzen, Dokumente, Abo).
4. Bei mehreren Vereinen: Weiterleitung zum nächsten Verein. Bei letztem Verein: Logout.

Für kleine Vereine zum Starten:

• Mitgliederverwaltung
• Terminverwaltung mit RSVP
• Ankündigungen & Umfragen
• Mitgliedsantrag per Link
• Schichtplaner & Vorlagen
• Aufgabenverwaltung
• Kalender-Sync

KI, E-Mails & Statistiken für aktive Vereine:

• Alles aus Free
• 600 E-Mails pro Monat
• KI-Textgenerator
• KI-Assistent
• KI-Zusammenfassung
• Statistiken & Berichte
• Rollen & Berechtigungen
• Protokolle mit KI

Vollständige Vereinsverwaltung inkl. Finanzen:

• Alles aus Pro
• 1.500 E-Mails pro Monat
• Beitragsverwaltung
• Kassenbuch
• SEPA-Export
• Beitragserinnerungen
• Dokumente (10 GB)
• Vorstandswechsel-Assistent